Digitalisaatio perehdytyksen tukena
Perehdytys tarkoittaa uuden työntekijän opastamista yrityksen toimintatapoihin, työtehtäviin ja työyhteisöön. Hyvä perehdytys auttaa työntekijää pääsemään nopeasti mukaan arkeen, oppimaan tarvittavat taidot ja ymmärtämään oman roolinsa kokonaisuudessa. Kun perehdytys on suunnitelmallista ja selkeää, se vähentää virheitä, parantaa työturvallisuutta ja lisää työmotivaatiota ja työhyvinvointia.
On myös hyvä muistaa, että uuden työntekijän perehdytyksen lisäksi perehdytys ja/tai työnopastus on tärkeää myös esimerkiksi silloin, kun yrityksessä jo työskentelevän henkilön työtehtävät, työmenetelmät tai työnkuva muuttuu, työtehtävä toistuu harvoin tai jos henkilö palaa pitkältä poissaololta.
Työntekijälle annettavasta opastuksesta ja ohjauksesta määrätään myös työturvallisuuslaissa.
Miksi digitalisaatio kannattaa ottaa mukaan perehdytykseen?
- perehdytysmateriaaleja voidaan päivittää helposti, ja uudet työntekijät saavat aina ajantasaisimman tiedon.
- perehdytyksen kokonaislaatu paranee, kun se ei vaihtele perehdyttäjän mukaan, ja kaikki uudet työntekijät saavat täysin saman perehdytyksen.
- uudet asiat voivat jäädä paremmin mieleen esimerkiksi visuaalisille oppijoille. Materiaaleihin on myös helppo palata myöhemmin.
- perehdyttäjän työkuorma helpottuu, kun uusi työntekijä voi tutustua osaan materiaaleista itsenäisesti.
- materiaalit ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta, mikä helpottaa perehdytystä esimerkiksi vuorotyössä tai monipaikkaisessa organisaatiossa.
- monikulttuurisen organisaation perehdytys helpottuu, kun materiaalit voidaan tekstittää työntekijöiden äidinkielille.
- kustannustehokkuus paranee yllä mainittujen hyötyjen kautta.
- perehdytyksen aloittaminen jo ennen työsuhteen alkua mahdollistuu, kun työntekijä voidaan toivottaa tervetulleeksi ensimmäiseen työpäivään esimerkiksi saapumisohjeiden, vastaanottavan henkilön tervehdyksen tai muiden materiaalien kautta. Etukäteismateriaaleja kannattaakin harkita, sillä motivaatio on usein korkeimmillaan heti rekrytoinnin jälkeen.
On kuitenkin tärkeää muistaa, että perehdytyksessä vuorovaikutus, mahdollisuus kysyä kysymyksiä ja tutustuminen työkavereihin ovat äärimmäisen tärkeitä. Digitalisaatiota kannattaakin käyttää siis perehdytyksen tukena, ei ainoana perehdytysvälineenä.
Käytännön esimerkkejä digitalisaation hyödyntämisestä perehdytyksessä
Katso alta Baronan Markus Apulin käytännön esimerkkejä tilanteista, joissa digitalisaatiota voi hyödyntää perehdytyksessä.
Tietoiskusta kuulet tarkemmin myös
- mitkä ovat perehdytyksen keskeisimmät haasteet
- miten digiperehdytys parantaa työntekijäkokemusta
- mistä digiperehdytyksen kustannusvaikuttavuus syntyy ja
- missä tilanteissa digiperehdytys tuo suurimman hyödyn.
Mistä lähteä liikkeelle perehdytyksen digitalisoinnissa?
Kun päätät hyödyntää perehdytyksessä digitalisaatiota, pohdi ainakin seuraavia:
- Mitkä ovat sellaisia asioita, joita uusille henkilöille perehdytetään aina työtehtävästä riippumatta? Näistä voi olla hyvä aloittaa digitaalisen materiaalin luonti.
- Saatteko tuotettua digitaalista materiaalia, kuten videoita tai interaktiivisia kuvia itse, vai tarvitsetteko avuksi ulkoista kumppania?
- Materiaalien sensitiivisyys: älä näytä materiaaleissa esimerkiksi varastoympäristöjä, jos niitä ei ole luvallista kuvata.
- Materiaalien palastelu tarpeeksi pieniin osiin, jotta perehdytettävän keskittyminen on helpompaa.
- Kenen vastuulla materiaalien ylläpito on?
- Kerää palautetta ja kehitä perehdytystä jatkuvasti.
Perehdytyksessä myös sisäisen viestinnän toimivuudella on suuri merkitys, koska sillä varmistetaan, että tieto kulkee organisaation sisällä ja siten muutokset päivittyvät myös perehdytysmateriaaleihin. Lisää sisäisen viestinnän kehittämisestä digitalisaation avulla voit lukea sivuston Digitalisaatio sisäisessä viestinnässä -osiosta.
Lähteitä ja hyödyllisiä linkkejä
- Digitaalinen perehdytys osana perehdytyspolkua -tietoisku, pitäjänä liiketoimintajohtaja Markus Apuli, Barona
- Finlex: Työturvallisuuslaki
- Kunnollinen perehdytys kannattaa aina (Työterveyslaitos)
- Perehdyttäminen ja työnopastus (Työturvallisuuskeskus)
- Perehdyttämisen tarkistuslista (Työturvallisuuskeskus)
- Työkaluja onnistuneeseen perehdytykseen (Työturvallisuuslaitos)
