Ennakointi digitalisuuden kehittämisessä
Digitalisaation onnistunut hyödyntäminen vaatii ennakointia. Se tarkoittaa, että tunnistaa ajoissa teknologiset mahdollisuudet, jolloin voi reagoida ajoissa muuttuviin asiakastarpeisiin ja varautua muutoksiin kustannustehokkaasti. Se tarkoittaa myös sitä, että valmistautuu tulevaisuuden työelämän osaamistarpeisiin.
Ennakoinnilla tarkoitetaan järjestelmällistä ja osallistavaa tapaa hahmottaa erilaisia mahdollisia tulevaisuuksia, jotta voidaan tehdä parempia päätöksiä nykyhetkessä. Ennakointi ei pyri ennustamaan tulevaisuutta, vaan laajentamaan ymmärrystä siitä, mitä voi tapahtua. Digitalisuuden kehittäminen on osa laajempaa yrityksen tai organisaation ennakointityötä. Ennakointityö voi tuoda esille sen, mitä ja miten digitalisaatiota voidaan kehittää yrityksessä.
Pienyrityksen ennakointi voi olla kevyttä ja käytännönläheistä. Voit hyödyntää esimerkiksi LOSSI-hankkeessa pienyrityksille laadittua ja suunnattua ennakointiprosessia (pdf), jossa käytetään mm. PESTE-analyysia, johon on lisätty kulttuurinen (Cultural) – ja turvallisuus (Safety) -näkökulmat (PESTECS).
Materiaaleja ennakoinnin tueksi
Analysoi digitaalinen toimintaympäristö
Tunnista, mitä ympärillä tapahtuu ja mitkä ovat olemassa olevat tai nousevat trendit, esimerkiksi:
- Millaisia uusia teknologioita on nousemassa (esim. IoT, mobiilivälineet, tekoäly)?
- Miten asiakkaiden odotukset muuttuvat (esim. nopeus, näkyvyys, reaaliaikaisuus)?
- Millaisia muutoksia lainsäädäntö, työvoima tai toimitusketjut tuovat?
Hyviä työkaluja:
Ota käyttöön ennakointimenetelmät
Pienyrityksen ennakointi voi olla kevyttä ja käytännönläheistä, esimerkiksi:
- Trendien seuraaminen alan julkaisuista ja tapahtumista
- Heikkojen signaalien tunnistaminen. Heikot signaalit ovat nimensä mukaisesti heikkoja, mutta mahdollisesti kasvavia ja merkittäviä merkkejä uusista ilmiöistä tai muutoksista, joihin yrityksen voi olla hyvä varautua. Heikkoja signaaleja käytetään varhaisen varautumisen välineenä.
- Skenaariotyöskentely: ”Entä jos tilausmäärä tuplaantuu?” Rakennetaan vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia, jotka perustuvat erilaisiin kehityskulkuihin. Tämä auttaa varautumaan epävarmuuksiin ja hahmottamaan strategisia vaihtoehtoja.
- SWOT-analyysi digitalisaation näkökulmasta
- Backcasting eli takaisinmallinnus: Määritellään toivottu tulevaisuuden tila ja työstetään siitä käsin, mitä askelia nykyhetkestä tarvitaan sen saavuttamiseksi.
- Kilpailijoiden ja kumppaneiden benchmarkkaus: Mihin teknologioihin kilpailijat panostavat, miten he muuttavat prosessejaan ja voiko oma yritys erottautua tai oppia jotain.
Hyviä työkaluja:
Päätä ja priorisoi, mihin panostatte
Ennakoinnilla saadaan selville asioita, jotka on hyvä linkittää nykytila- ja osaamiskartoituksessa saatuun tietoon. Yhdistämisen jälkeen voit lähteä priorisoimaan panostuksia. Huomioi, että kaikkea ei tarvitse ottaa käyttöön heti, mutta tuleviin tarpeisiin kannattaa varautua.
Valitse ratkaisuja, jotka ovat laajennettavissa ja vältä toimittajalukkoja ja vanhentuvia järjestelmiä. Pidä samalla yllä “teknologista näppituntumaa” eli mikä on juuri teille hyvä ratkaisu ja mitä on tulossa.
Muista myös, että uudenlaisia tarpeita ilmenee luultavasti ajan kuluessa koko ajan lisää. Siksi kannattaakin varmistaa, että kehitys on jatkuvaa. Aiheesta tarkemmin voit lukea sivuston Digitalisaation kehittämisprosessi yrityksessä -osiosta.
Selvitä henkilöstön osaamistarpeet ja laadi suunnitelma osaamisen kehittämiseksi
Yrityksen toimintastrategiaan linkittyvän ennakoivan osaamissuunnitelman avulla kehitetään henkilöstön osaamista suunnitelmallisesti.
Selvitä ensin henkilöstön osaamiset eli mitä kukin osaa ja minkä tasoisesti sekä mitä osaamisia tulee vahvistaa yrityksen eri toiminnoissa nyt ja tulevaisuudessa.
Käytä apuna osaamismatriisia (Excel).
Laadi selvityksen pohjalta osaamisen kehittämissuunnitelma (Excel).
Ohjeita ja materiaalia tulevaisuuden osaamistarpeiden ennakointiin (pdf).
Tee ennakoinnista jatkuva käytäntö
Ennakointi on olennainen osa johtamista, joten seuraa alan kehitystä säännöllisesti ja osallistu verkostoihin ja tapahtumiin. Muista pitää myös tiimi tietoisena alalla tapahtuvasta ja mukana keskustelussa tulevasta.
Ennen varsinaisen kehittämisprosessin aloittamista on hyvä tutustua vielä digitalisaatiota sekä datan käyttöä ohjaavaan lainsäädäntöön ja sääntelyyn.
